但经过一番详细的思考，不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写。理清了思路。这里，对如何进行文档管理分三个阶段来阐述。

1生成期文件的管理

处于制作、接收、处置与发出的过程中，生成期的文件。需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的管理系统。对此类文件的管理，可建立以下一个流程：文件→文件套→杂志匣→文件柜。

每个人准备若干个文件套；按类别或内容将使用中的文件整理到文件套；可以用文件套的颜色对文件类别进行区分。将文件套收集到轻便杂志匣中；把文件套整齐地摆放在轻便杂志匣里并立于桌面上；责任人外出或离职时，按事由用文件夹对文件进行分类；依照一件事一个文件套的原则。务必将轻便杂志匣放到使用中文件柜”上；用标签纸制作杂志匣的标签，可做到整洁美观并易于分类；由于可看到文件夹的标签，还易于检索；每个人都应该备有“使用中的轻便杂志匣”并在标签处填入人名。将轻便杂志匣放在文件柜里；将办公室用的文件柜的局部空间划分进去，作为“使用中的文件柜”可使办公室每个人每天的工作一目了然，方便工作交接及管理，并可临时性地存放文件资料；使用开放式文件架，检索、管理都很方便，防止文件私有化。

2保管期文件的管理

这样的文件可分为保管型文件和保管型文件。对此类文件建议建立一个“保管中心”形式进行文件的永久保管和定期保存。保管型文件在性质上分为永久保管和定期保管两类，有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降。把需要定期保管的文件转移到保管型文件盒，保管型文件夹，保管型文件箱中，并标明“作废日期”文件保管到期后立即废弃、扔掉或销毁。而对于需永久保存的文件资料，可以仍旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹，不过，如果使用保管型文件夹将会更经济一些。如果把利用率低的保管型文件仍旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，浪费空间，防碍高效的管理。因此，建议选择经济的地方建立“保管中心”

3文件的废弃

其利用价值会降低，保管型文件随着时间的流逝。如果不及时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，减少文件的数量，有效利用办公空间，节约费用。参照之前所述的文件管理方法，对于文件的废弃，可按照一下的方法进行：

1按文件进行废弃；

2按文件夹进行废弃；

3按项目进行废弃；

4按颜色进行废弃。

电子文件大量发生。对于电子文件的管理，随着计算机和现代通信技术相结合的信息技术产业的迅猛发展。需要注意以下几个方面。

要进行科学的分类。通过分类、标引、组合，1对电子文件要进行分门别类地管理。使电子文件存储处于一种有序状态。

2对电子文件要定期、及时的进行备份。以防止由于技术故障导致的文件丢失。

尤其是网络高度发达的今天，3由于电子文件利用途径的多样化。要做好电子文件的失密工作，即准确设定电子文件的访问权限。